På kort tid har landets kontorsarbetare bytt arbetssätt med en hastighet och ett engagemang som imponerar. Inom några veckor hade de flesta gått från skrivbord till köksbord och från mötesrum till Teams och Hangout. Men vad händer när distansarbetet inte längre är en akutlösning utan ett etablerat sätt att arbeta på? Vi har tittat igenom vad som skrivits i internationell press om team på distans den senaste tiden, för att se vilka ledtrådar det finns till vad vi kan förvänta oss när krisen är över. Det gamla vanliga kontoret kanske aldrig mer blir sig likt.

Den akuta fasen – rutiner, kommunikation och tålamod

Många artiklar de senaste veckorna har handlat om hur den här snabba omställningen går till. Och hur den borde gå till. När vi sammanställer alla artiklar i fem konkreta råd, får vi faktiskt också en ganska bra beskrivning av vad som hänt i våra organisationer de dramatiska veckor som inlett coronakrisen (se artikellistan längst ned i bloggen).

1.      Team behöver rutiner som skapar en arbetsdag

Morgonmöten varje dag klockan nio. Veckomöten med förberedd agenda. Avrapporteringsmöte i slutet av dagen. Många team har varit snabba med att hitta stabila arbetsformer som ger en ny slags struktur i vardagen.

2.     Chefer måste fråga efter vad medarbetarna gör

På kontor har vi löpande koll på vad kollegor, chefer och medarbetare gör, och ska göra, den kommande veckan. Vid hemarbete behöver man ställa frågan öppet, för att få veta, för att kunna hjälpa till och för att följa upp.

3.     Alla kan lära sig jobba med den nya tekniken

De flesta team har haft fler webbmöten de senaste två veckorna, än hela förra året. Bra träning ger bra resultat, och plötsligt är alla digitaliserade. Lärdomen vi kan dra? Alla kan, alla vill, men man måste känna ett eget behov av att lära sig.

4.     Chefen och medarbetarna behöver tät kontakt på telefon

De bästa teamen har intensiv kontakt med många telefonsamtal, ofta flera gånger om dagen. För chefen har telefonen blivit ett sätt att hålla kontakt med verksamheten, förbereda möten, fatta beslut och inte minst stämma av hur medarbetarna mår i orostider.

5.     Bra team visar tålamod när de går över till distansarbete

Även om många är positiva så erkänner de flesta att det är mer strul, fler oklarheter och mer irritationsmoment än vanligt. Det är svårt att just nu bedöma hur mycket som faller mellan stolarna. Tålamod och tillförsikt kännetecknar ett bra team de första veckorna.

Vardagsfasen – rutiner, motivation och nya arbetssätt

Team som fortsätter arbeta på avstånd kan förvänta sig att deras arbetssätt förändras ännu mer. Team som arbetar på distans visar gradvis upp allt större skillnader mot team på kontor, och ofta sprider sig distansteamets arbetssätt till kontoret också.

1.      Rutinerna finns kvar

Behovet av stabila rutiner för kommunikationen försvinner inte. Distansteam har ofta dagliga distansmöten med hela teamet, och chefer och medarbetare har inbokade telefonavstämningar även individuellt. Det finns också rutiner för att förbereda möten, och för uppföljning. Planering och rutiner är här för att stanna.

2.     Medarbetarna vill visa upp vad de presterar

Efter den första hektiska tiden, växer kravet från medarbetarna att de får visa upp vad de gör. Inte bara för chefen, utan för kollegorna och för resten av organisationen. Som chef behöver man få dem att förbereda material till möten, presentera det, och delta i uppföljningen. Syns du inte så finns du inte – det är känslan man kämpar mot här.

3.     Vi pratar mindre, skriver mer

Team på distans utvecklar nästan alltid en skriftkultur och alla blir bättre på att skriva kort och effektivt. Chatflöden ersätter delvis de muntliga samtalen och normerna för när man istället behöver lyfta luren eller ha ett webbmöte förändras hela tiden.

4.     Vi använder möten för att träffas, inte fatta beslut

I en kontorsmiljö används möten för att diskutera, väga för- mot nackdelar, lyssna vad alla tycker. I distansteam sker sånt innan mötena, på chatboards eller i telefonsamtal. Besluten fattas på annat sätt, och möten används mer för att stämma av, checka in, få lite energi och för att presentera en input som sen kan diskuteras utanför mötet.

5.     Fungerande team hittar sätt att träffas

Den absoluta majoriteten av distansteam träffas fortfarande regelbundet, även om det är så sällan som varje kvartal eller varje halvår. Men många team har också veckomöten, som måndag morgon eller fredag eftermiddag, när man ses fysiskt och stärker sina relationer.

Förändringen är här för att stanna

Det är tydligt att det GÅR att arbeta på distans, att det går att vara produktiv. De flesta team går från att brottas med teknik och nya rutiner, till att brottas med hur man upprätthåller energin när man inte träffas varje dag. De nya arbetssätten kommer inte att upphöra när den akuta fasen av coronakrisen är över. Vi har lärt oss nya saker som gjort oss mer flexibla och friare i förhållande till vår fasta arbetsplats. Naturligtvis är chefen en avgörande faktor här. Och om chefen vet hur man leder team på distans verkar möjligheterna vara goda att medarbetarna är både effektiva och nöjda med sitt arbete och att förändringen är här för att stanna.

Artiklar och referenser

8 Ways to Manage Your Team While Social Distancing. Harvard Business Review, mars 2020.

A Guide to Managing Your Newly Remote Workers. Harvard Business Review, mars 2020.

Four Habits of Highly Effective Virtual Teams. MIT Sloan Management Review, 8 augusti 2017.

Has Your Remote Team Defined Ground Rules Yet - Here's How. Forbes, 25 mars 2020.

How Can Leaders Effectively Manage Anxious, Distracted and Stressed Remote Teams? Forbes, 19 mars 2020.

How to Collaborate Effectively if Your Team is Remote. Harvard Business Review, februari 2018.

How to Create Belonging for Remote Workers. MIT Sloan Management Review, 8 februari 2019.

Proven Tips for making Work Decisions when Working from Home. Forbes, 24 mars 2020.

Strategies and Tools to Successfully Engage Your Remote Team. Forbes, 18 februari 2020.

The Coronavirus Outbreak Has Become the World's Larges Work-From-Home Experiment. Time, 3 februari 2020.

The Sensitive Leaders Guide to Managing a Remote Team During the Coronavirus Pandemic. Forbes, 23 mars 2020.

These Two Weird Techniques Will Keep You Connected to your Team During Isolation. Forbes, 26 mars 2020.

Three Common Mistakes to Avoid when Expanding Your Remote Team. Forbes, 18 mars 2020.

Top 15 Tips to Effectively Manager Remote Employees. Forbes, 30 maj 2018.

What I've Learned from One Week of Managing a Remote Team. Forbes, 20 mars 2020.

Kunskap är makt, men det är generöst att dela med sig:

Lämna en kommentar